Araştırma ve Uygulama Hayvan Hastanesi

Kişisel Verileri Koruma Kanunu (KVKK) Hakkında Bilgi ve Aydınlatma Metni

KiÅŸisel Veri Nedir?

KiÅŸisel veri, kanunda “kimliÄŸi belirli veya belirlenebilir gerçek kiÅŸiye iliÅŸkin her türlü bilgi” ÅŸeklinde tanımlanmıştır. Telefon numarası, doÄŸum tarihi, kimlik numarası, iÅŸ adresi, unvanı, saÄŸlık bilgileri gibi kiÅŸiyi direkt olarak ya da dolaylı yoldan belirlenebilir kılan her tür bilgi, kiÅŸisel veri kapsamında sayılmaktadır.

KVKK Nedir?

24 Mart 2016 tarihinde TBMM Genel Kurulu tarafından kabul edilerek kanunlaÅŸan ve 7 Nisan 2016 tarih ve 29677 sayılı Resmî Gazetede yayımlanarak yürürlüÄŸe giren KiÅŸisel Verileri Koruma Kanunu, “kiÅŸisel verilerin sınırsız biçimde ve geliÅŸigüzel toplanması, yetkisiz kiÅŸilerin eriÅŸimine açılması, ifÅŸası veya amaç dışı ya da kötüye kullanımı sonucu kiÅŸilik haklarının ihlal edilmesinin önüne geçilmesi amaçlanmaktadır”

6698 Sayılı KiÅŸisel Verilerin Korunması Kanunu’ nun Amacı Nedir?

Bu Kanunun amacı, kiÅŸisel verilerin iÅŸlenmesinde baÅŸta özel hayatın gizliliÄŸi olmak üzere kiÅŸilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kiÅŸisel verileri iÅŸleyen gerçek ve tüzel kiÅŸilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenlemektir.

Bu Kanun uygulamasında, Kanun’da belirtilen istisnalar haricinde, kiÅŸisel veriler ilgili kiÅŸinin açık rızası olmaksızın iÅŸlenemeyecek; üçüncü kiÅŸilere ve yurtdışına aktarılamayacaktır.

6698 sayili Kisisel Verilerin Korunmasi Kanunu (KVKK) çerçevesinde Aydın Adnan Menderes Üniversitesi Kisisel Verileri Koruma Komisyonu olusturulmus, Kanun kapsaminda yapilacak is ve islemlerle ilgili Aydinlatma Metni ve Kisisel Verilerin Islenmesi, Korunmasi ve Imha Edilmesi Politikasi hazirlanmistir. BaÄŸlantıdan detaylı bilgilere ulaÅŸabilirsiniz.

 

T.C. AYDIN ADNAN MENDERES ÜNÄ°VERSÄ°TESÄ°

6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA

VETERÄ°NER FAKÜLTESÄ° ARAÅžTIRMA VE UYGULAMA HAYVAN HASTANESÄ°

HAYVAN SAHÄ°BÄ° AYDINLATMA METNÄ°

Aydın Adnan Menderes Üniversitesi RektörlüÄŸü (“Üniversite”), 6698 sayılı KiÅŸisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun” veya “KVKK”) uyarınca veri sorumlusu sıfatına sahiptir. Üniversite bünyesinde faaliyet gösteren Veteriner Fakültesi AraÅŸtırma ve Uygulama Hayvan Hastanesi (“Hayvan Hastanesi”) kapsamında iÅŸlenen kiÅŸisel verileriniz hakkında sizleri bilgilendirmek amacıyla bu aydınlatma metni hazırlanmıştır.

Bu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kanun ile Aydın Adnan Menderes Üniversitesi KiÅŸisel Verileri Koruma Komisyonu Çalışma Usul ve Esaslarına Ä°liÅŸkin Yönerge ve ilgili KVKK düzenlemeleri çerçevesinde düzenlenmiÅŸtir.

Üniversite, kiÅŸisel verilerinizin hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak iÅŸlenmesi ve korunması için Kanun ve ilgili mevzuattan kaynaklanan tüm yükümlülüklerini yerine getirmekte; gerekli idari ve teknik tedbirleri almaktadır.

1. KiÅŸisel Verilerin Toplanma Yöntemleri

Kişisel verileriniz, Hayvan Hastanesi hizmetlerinden yararlanmanız sırasında;

• Hasta kabul ve kayıt formları, onam formları, hasta dosyaları, protokol fiÅŸleri,
• Randevu ve bilgi taleplerine iliÅŸkin telefon görüÅŸmeleri, çaÄŸrı merkezi kayıtları, e-posta yazışmaları, SMS gönderimleri,
• Üniversite ve Hayvan Hastanesi’ne ait web siteleri, çevrim içi randevu ve baÅŸvuru formları, memnuniyet anketleri,
• Vezne ve döner sermaye birimlerince yürütülen tahakkuk, tahsilat ve faturalama iÅŸlemlerine iliÅŸkin kayıtlar,
• Hayvan Hastanesi binalarında bulunan kapalı devre kamera sistemleri (CCTV) ve güvenlik birimlerince tutulan ziyaretçi/giriÅŸ-çıkış kayıtları,
• Yetkili idari ve adli makamlardan gelen yazılar ve diÄŸer resmi bildirimler,
• Gerekli hâllerde yazılı, sözlü veya elektronik diÄŸer iletiÅŸim kanalları

aracılığıyla; kısmen veya tamamen otomatik yollarla ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmekte ve Kanun’da öngörülen kiÅŸisel veri iÅŸleme ÅŸartları çerçevesinde iÅŸlenmektedir.

2. Ä°ÅŸlenen KiÅŸisel Veri Kategorileri, Ä°ÅŸleme Amaçları ve Hukuki Sebepler

Hayvan Hastanesi faaliyetleri kapsamında aşağıda sayılan kişisel verileriniz işlenebilmektedir:

2.1. Kimlik Bilgileri

Ad-soyad, T.C. kimlik numarası, uyruk, doÄŸum tarihi, varsa öÄŸrenci numarası vb.

• Ä°ÅŸleme amaçları:
• Hasta kabul ve kayıt iÅŸlemlerinin gerçekleÅŸtirilmesi,
• Tanı–teÅŸhis–tedavi süreçlerinin yürütülmesi ve kayıt altına alınması,
• Hasta dosyalarının ve protokol kayıtlarının oluÅŸturulması,
• Hukuki ve idari yükümlülüklerin yerine getirilmesi.
• Hukuki sebepler:
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi (KVKK m.5/2-a),
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüÄŸünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması (m.5/2-ç),
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması (m.5/2-e).

2.2. Ä°letiÅŸim Bilgileri

Adres, telefon numarası, e-posta adresi vb.

• Ä°ÅŸleme amaçları:
• Randevu, yatış ve taburcu iÅŸlemlerinin yürütülmesi,
• Tanı ve tedavi sürecine iliÅŸkin bilgilendirmelerin yapılması,
• Ödeme ve idari süreçlere iliÅŸkin bildirimlerin iletilmesi,
• GerektiÄŸinde memnuniyet ve hizmet kalitesi çalışmalarının yürütülmesi.
• Hukuki sebepler:
• Bir sözleÅŸmenin kurulması veya ifasıyla doÄŸrudan doÄŸruya ilgili olması (m.5/2-c),
• Veri sorumlusunun meÅŸru menfaati için veri iÅŸlenmesinin zorunlu olması (m.5/2-f), temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla.

2.3. Finansal Bilgiler

Fatura bilgileri, tahakkuk ve tahsilat bilgileri, ödeme yöntemi, banka/hesap bilgileri (ödemeye iliÅŸkin zorunlu bilgilerle sınırlı olmak üzere).

• Ä°ÅŸleme amaçları:
• Sunulan muayene, tetkik ve tedavi hizmetlerine iliÅŸkin tahakkuk ve tahsilat iÅŸlemlerinin yürütülmesi,
• Muhasebe ve mali raporlama süreçleri ile ilgili mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi.
• Hukuki sebepler:
• SözleÅŸmenin kurulması veya ifası (m.5/2-c),
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüÄŸü (m.5/2-ç).

2.4. MüÅŸteri/Hizmet Alan Ä°ÅŸlem Bilgileri

Randevu kayıtları, protokol numarası, poliklinik/klinik işlem kayıtları, yatış ve taburcu bilgileri, Hayvan Hastanesi ile yaptığınız yazışmalar ve talepleriniz.

• Ä°ÅŸleme amaçları:
• Tanı–teÅŸhis–tedavi ve bakım süreçlerinin planlanması ve yürütülmesi,
• Hizmet kalitesinin ve hasta güvenliÄŸinin saÄŸlanması,
• Ä°statistiksel raporlama ve planlama çalışmaları (gerekli hâllerde verilerin anonimleÅŸtirilmesi ÅŸartıyla).
• Hukuki sebepler:
• SözleÅŸmenin kurulması veya ifası (m.5/2-c),
• Veri sorumlusunun meÅŸru menfaati (m.5/2-f).

2.5. Fiziksel Mekân GüvenliÄŸi Bilgileri

Kamera görüntüleri, güvenlik birimlerince tutulan ziyaretçi, giriÅŸ-çıkış kayıtları vb.

• Ä°ÅŸleme amaçları:
• Hayvan Hastanesi’nin ve Üniversite yerleÅŸkesinin güvenliÄŸinin saÄŸlanması,
• Olası hukuki uyuÅŸmazlıklarda delil elde edilmesi.
• Hukuki sebep:
• Veri sorumlusunun meÅŸru menfaati (m.5/2-f).

2.6. Görsel ve Ä°ÅŸitsel Kayıtlar

Tanı ve tedavi sürecine iliÅŸkin dosyada saklanan fotoÄŸraf ve videolar; eÄŸitim, bilimsel araÅŸtırma veya tanıtım amacıyla alınan görseller.

• Ä°ÅŸleme amaçları:
• Tıbbi süreçlerin kayıt altına alınması ve dosyada saklanması,
• EÄŸitim ve bilimsel faaliyetlerde kullanılması,
• Açık rıza vermeniz hâlinde Üniversite ve Hayvan Hastanesi’nin web sayfası ve sosyal medya hesaplarında tanıtım/bilgilendirme amacıyla paylaşılması.
• Hukuki sebepler:
• MeÅŸru menfaat kapsamında zorunlu tıbbi kayıtların tutulması (m.5/2-f),
• Tanıtım ve benzeri amaçlarla yapılacak paylaşımlar için açık rızanız (m.5/1).

3. Kişisel Verilerin Aktarılması

KiÅŸisel verileriniz, Kanun’un 8. ve 9. maddeleri ile ilgili diÄŸer mevzuat hükümlerine uygun olarak ve gerekli tüm idari ve teknik güvenlik tedbirleri alınmak suretiyle aÅŸağıdaki kiÅŸi ve kurumlara aktarılabilmektedir:

• Üniversite bünyesindeki ilgili akademik ve idari birimler, döner sermaye iÅŸletmesi ve mali iÅŸler birimleri,
• Yükümlü olunan raporlama ve bildirimler kapsamında yetkili kamu kurum ve kuruluÅŸları, mahkemeler ve savcılıklar, kolluk birimleri,
• Vergi mevzuatı ve mali mevzuat kapsamında bildirim yapılması gereken kurum ve kuruluÅŸlar,
• Bilgi iÅŸlem, yazılım, saklama, arÅŸivleme, muhasebe, danışmanlık gibi alanlarda hizmet alınan ve KVKK’ya uygun ÅŸekilde sözleÅŸmesel güvenlik tedbirleri saÄŸlanan gerçek veya tüzel kiÅŸiler, bankalar ve ödeme kuruluÅŸları.

Üniversite, kiÅŸisel verilerinizi kural olarak yurt içinde iÅŸlemektedir. Hâlihazırda kiÅŸisel verilerinizin yurt dışına aktarımı bulunmamaktadır. Ä°leride yurt dışına aktarım yapılmasının gündeme gelmesi hâlinde, 6698 sayılı Kanun’un 9. maddesi ve KiÅŸisel Verileri Koruma Kurulu kararları doÄŸrultusunda gerekli aydınlatma ayrıca yapılacak ve gerekirse açık rızanız alınacaktır.

KiÅŸisel verilerinizin üçüncü kiÅŸilere aktarımında, 6698 sayılı Kanun hükümleri yanında Üniversitemizin KVKK Düzenlemeleri, ADÜ-KVKK Komisyonu kararları ve ilgili diÄŸer iç düzenlemeleri esas alınmaktadır.

4. KiÅŸisel Verilerin Saklanma Süresi ve Ä°mhası

KiÅŸisel verileriniz;

• Ä°lgili mevzuatta öngörülen asgari saklama süreleri,
• Üniversite’nin ve Hayvan Hastanesi’nin faaliyetlerinin gerektirdiÄŸi süreler,
• Ä°lgili olduÄŸu iÅŸlem veya hukuki uyuÅŸmazlığa iliÅŸkin zamanaşımı süreleri

boyunca saklanmakta; bu sürelerin sona ermesini takiben kiÅŸisel verileriniz, Aydın Adnan Menderes Üniversitesi KiÅŸisel Veri Saklama ve Ä°mha Politikası ve ADÜ-KVKK Komisyonu Yönergesi uyarınca silinmekte, yok edilmekte veya anonim hâle getirilmektedir.

5. İlgili Kişi Olarak Haklarınız

Kanun’un 11. maddesi uyarınca, veri sahibi olarak aÅŸağıdaki haklara sahipsiniz:

1. KiÅŸisel verinizin iÅŸlenip iÅŸlenmediÄŸini öÄŸrenme,
2. KiÅŸisel verileriniz iÅŸlenmiÅŸse buna iliÅŸkin bilgi talep etme,
3. KiÅŸisel verilerin iÅŸlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öÄŸrenme,
4. Yurt içinde kiÅŸisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kiÅŸileri bilme,
5. KiÅŸisel verilerinizin eksik veya yanlış iÅŸlenmiÅŸ olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
6. Kanun’un 7. maddesinde öngörülen ÅŸartlar çerçevesinde kiÅŸisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
7. (5) ve (6) bentleri kapsamında yapılan iÅŸlemlerin kiÅŸisel verilerin aktarıldığı üçüncü kiÅŸilere bildirilmesini isteme,
8. Ä°ÅŸlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

6. BaÅŸvuru Yöntemi

Haklarınıza iliÅŸkin taleplerinizi, “Veri Sorumlusuna BaÅŸvuru Usul ve Esasları Hakkında TebliÄŸ” hükümlerine uygun olarak;

• Yazılı dilekçe ile “Aydın Adnan Menderes Üniversitesi RektörlüÄŸü (Aydın Adnan Menderes Üniversitesi KiÅŸisel Verileri Koruma Komisyonu)”na hitaben,
• Kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza veya mobil imza kullanarak,
• Üniversite internet sayfasında yer alan KVKK BaÅŸvuru Formunda belirtilen usullerden biri aracılığıyla

iletebilirsiniz. Güncel baÅŸvuru adresleri ve iletiÅŸim kanalları Üniversite’nin resmî web sayfasında ayrıca ilan edilmektedir.

BaÅŸvurularınız, ADÜ-KVKK Komisyonu tarafından; gerektiÄŸinde Üniversite içindeki ilgili birim ve alt komisyonlarla (örneÄŸin Veteriner Fakültesi AraÅŸtırma ve Uygulama Hayvan Hastanesi) koordinasyon içinde deÄŸerlendirilerek sonuçlandırılır. Üniversite, baÅŸvurunuzu niteliÄŸine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandıracak; iÅŸlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde KiÅŸisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücreti talep edebilecektir.

7. Son Hükümler

Bu Aydınlatma Metni, Hayvan Hastanesi hizmetlerinden yararlanan hayvan sahipleri ve gerektiÄŸinde onların temsilcisi konumundaki gerçek kiÅŸilerin, Hayvan Hastanesi faaliyetleri kapsamında iÅŸlenen kiÅŸisel verilerine iliÅŸkindir. Üniversite, Kanun’da, ikincil düzenlemelerde, Kurul kararlarında ve ADÜ-KVKK Komisyonu Yönergesinde meydana gelebilecek deÄŸiÅŸikliklere baÄŸlı olarak iÅŸbu metinde deÄŸiÅŸiklik yapma hakkını saklı tutar. Güncel metin, Üniversite’nin ve Hayvan Hastanesi’nin internet sayfasında yayımlandığı tarihten itibaren geçerli olur.

Üniversite, kiÅŸisel verilerin iÅŸlenmesinde;

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma,
• DoÄŸru ve gerektiÄŸinde güncel olma,
• Belirli, açık ve meÅŸru amaçlar için iÅŸlenme,
• Ä°ÅŸlendikleri amaçla baÄŸlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
• Ä°lgili mevzuatta öngörülen veya iÅŸlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme

ilkelerine azami özen göstermekte; kiÅŸisel verilerinizin güvenliÄŸinin saÄŸlanması için gerekli idari ve teknik tedbirleri almaktadır.