Araştırma ve Uygulama Hayvan Hastanesi

Kişisel Verileri Koruma Kanunu (KVKK) Hakkında Bilgi ve Aydınlatma Metni

Kişisel Veri Nedir?

Kişisel veri, kanunda “kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi” şeklinde tanımlanmıştır. Telefon numarası, doğum tarihi, kimlik numarası, iş adresi, unvanı, sağlık bilgileri gibi kişiyi direkt olarak ya da dolaylı yoldan belirlenebilir kılan her tür bilgi, kişisel veri kapsamında sayılmaktadır.

KVKK Nedir?

24 Mart 2016 tarihinde TBMM Genel Kurulu tarafından kabul edilerek kanunlaşan ve 7 Nisan 2016 tarih ve 29677 sayılı Resmî Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verileri Koruma Kanunu, “kişisel verilerin sınırsız biçimde ve gelişigüzel toplanması, yetkisiz kişilerin erişimine açılması, ifşası veya amaç dışı ya da kötüye kullanımı sonucu kişilik haklarının ihlal edilmesinin önüne geçilmesi amaçlanmaktadır”

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’ nun Amacı Nedir?

Bu Kanunun amacı, kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenlemektir.

Bu Kanun uygulamasında, Kanun’da belirtilen istisnalar haricinde, kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemeyecek; üçüncü kişilere ve yurtdışına aktarılamayacaktır.

6698 sayili Kisisel Verilerin Korunmasi Kanunu (KVKK) çerçevesinde Aydın Adnan Menderes Üniversitesi Kisisel Verileri Koruma Komisyonu olusturulmus, Kanun kapsaminda yapilacak is ve islemlerle ilgili Aydinlatma Metni ve Kisisel Verilerin Islenmesi, Korunmasi ve Imha Edilmesi Politikasi hazirlanmistir. Bağlantıdan detaylı bilgilere ulaşabilirsiniz.

 

T.C. AYDIN ADNAN MENDERES ÜNİVERSİTESİ

6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA

VETERİNER FAKÜLTESİ ARAŞTIRMA VE UYGULAMA HAYVAN HASTANESİ

HAYVAN SAHİBİ AYDINLATMA METNİ

Aydın Adnan Menderes Üniversitesi Rektörlüğü (“Üniversite”), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun” veya “KVKK”) uyarınca veri sorumlusu sıfatına sahiptir. Üniversite bünyesinde faaliyet gösteren Veteriner Fakültesi Araştırma ve Uygulama Hayvan Hastanesi (“Hayvan Hastanesi”) kapsamında işlenen kişisel verileriniz hakkında sizleri bilgilendirmek amacıyla bu aydınlatma metni hazırlanmıştır.

Bu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kanun ile Aydın Adnan Menderes Üniversitesi Kişisel Verileri Koruma Komisyonu Çalışma Usul ve Esaslarına İlişkin Yönerge ve ilgili KVKK düzenlemeleri çerçevesinde düzenlenmiştir.

Üniversite, kişisel verilerinizin hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak işlenmesi ve korunması için Kanun ve ilgili mevzuattan kaynaklanan tüm yükümlülüklerini yerine getirmekte; gerekli idari ve teknik tedbirleri almaktadır.

1. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemleri

Kişisel verileriniz, Hayvan Hastanesi hizmetlerinden yararlanmanız sırasında;

• Hasta kabul ve kayıt formları, onam formları, hasta dosyaları, protokol fişleri,
• Randevu ve bilgi taleplerine ilişkin telefon görüşmeleri, çağrı merkezi kayıtları, e-posta yazışmaları, SMS gönderimleri,
• Üniversite ve Hayvan Hastanesi’ne ait web siteleri, çevrim içi randevu ve başvuru formları, memnuniyet anketleri,
• Vezne ve döner sermaye birimlerince yürütülen tahakkuk, tahsilat ve faturalama işlemlerine ilişkin kayıtlar,
• Hayvan Hastanesi binalarında bulunan kapalı devre kamera sistemleri (CCTV) ve güvenlik birimlerince tutulan ziyaretçi/giriş-çıkış kayıtları,
• Yetkili idari ve adli makamlardan gelen yazılar ve diğer resmi bildirimler,
• Gerekli hâllerde yazılı, sözlü veya elektronik diğer iletişim kanalları

aracılığıyla; kısmen veya tamamen otomatik yollarla ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmekte ve Kanun’da öngörülen kişisel veri işleme şartları çerçevesinde işlenmektedir.

2. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri, İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepler

Hayvan Hastanesi faaliyetleri kapsamında aşağıda sayılan kişisel verileriniz işlenebilmektedir:

2.1. Kimlik Bilgileri

Ad-soyad, T.C. kimlik numarası, uyruk, doğum tarihi, varsa öğrenci numarası vb.

• İşleme amaçları:
• Hasta kabul ve kayıt işlemlerinin gerçekleştirilmesi,
• Tanı–teşhis–tedavi süreçlerinin yürütülmesi ve kayıt altına alınması,
• Hasta dosyalarının ve protokol kayıtlarının oluşturulması,
• Hukuki ve idari yükümlülüklerin yerine getirilmesi.
• Hukuki sebepler:
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi (KVKK m.5/2-a),
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması (m.5/2-ç),
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması (m.5/2-e).

2.2. İletişim Bilgileri

Adres, telefon numarası, e-posta adresi vb.

• İşleme amaçları:
• Randevu, yatış ve taburcu işlemlerinin yürütülmesi,
• Tanı ve tedavi sürecine ilişkin bilgilendirmelerin yapılması,
• Ödeme ve idari süreçlere ilişkin bildirimlerin iletilmesi,
• Gerektiğinde memnuniyet ve hizmet kalitesi çalışmalarının yürütülmesi.
• Hukuki sebepler:
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması (m.5/2-c),
• Veri sorumlusunun meşru menfaati için veri işlenmesinin zorunlu olması (m.5/2-f), temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla.

2.3. Finansal Bilgiler

Fatura bilgileri, tahakkuk ve tahsilat bilgileri, ödeme yöntemi, banka/hesap bilgileri (ödemeye ilişkin zorunlu bilgilerle sınırlı olmak üzere).

• İşleme amaçları:
• Sunulan muayene, tetkik ve tedavi hizmetlerine ilişkin tahakkuk ve tahsilat işlemlerinin yürütülmesi,
• Muhasebe ve mali raporlama süreçleri ile ilgili mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi.
• Hukuki sebepler:
• Sözleşmenin kurulması veya ifası (m.5/2-c),
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğü (m.5/2-ç).

2.4. Müşteri/Hizmet Alan İşlem Bilgileri

Randevu kayıtları, protokol numarası, poliklinik/klinik işlem kayıtları, yatış ve taburcu bilgileri, Hayvan Hastanesi ile yaptığınız yazışmalar ve talepleriniz.

• İşleme amaçları:
• Tanı–teşhis–tedavi ve bakım süreçlerinin planlanması ve yürütülmesi,
• Hizmet kalitesinin ve hasta güvenliğinin sağlanması,
• İstatistiksel raporlama ve planlama çalışmaları (gerekli hâllerde verilerin anonimleştirilmesi şartıyla).
• Hukuki sebepler:
• Sözleşmenin kurulması veya ifası (m.5/2-c),
• Veri sorumlusunun meşru menfaati (m.5/2-f).

2.5. Fiziksel Mekân Güvenliği Bilgileri

Kamera görüntüleri, güvenlik birimlerince tutulan ziyaretçi, giriş-çıkış kayıtları vb.

• İşleme amaçları:
• Hayvan Hastanesi’nin ve Üniversite yerleşkesinin güvenliğinin sağlanması,
• Olası hukuki uyuşmazlıklarda delil elde edilmesi.
• Hukuki sebep:
• Veri sorumlusunun meşru menfaati (m.5/2-f).

2.6. Görsel ve İşitsel Kayıtlar

Tanı ve tedavi sürecine ilişkin dosyada saklanan fotoğraf ve videolar; eğitim, bilimsel araştırma veya tanıtım amacıyla alınan görseller.

• İşleme amaçları:
• Tıbbi süreçlerin kayıt altına alınması ve dosyada saklanması,
• Eğitim ve bilimsel faaliyetlerde kullanılması,
• Açık rıza vermeniz hâlinde Üniversite ve Hayvan Hastanesi’nin web sayfası ve sosyal medya hesaplarında tanıtım/bilgilendirme amacıyla paylaşılması.
• Hukuki sebepler:
• Meşru menfaat kapsamında zorunlu tıbbi kayıtların tutulması (m.5/2-f),
• Tanıtım ve benzeri amaçlarla yapılacak paylaşımlar için açık rızanız (m.5/1).

3. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz, Kanun’un 8. ve 9. maddeleri ile ilgili diğer mevzuat hükümlerine uygun olarak ve gerekli tüm idari ve teknik güvenlik tedbirleri alınmak suretiyle aşağıdaki kişi ve kurumlara aktarılabilmektedir:

• Üniversite bünyesindeki ilgili akademik ve idari birimler, döner sermaye işletmesi ve mali işler birimleri,
• Yükümlü olunan raporlama ve bildirimler kapsamında yetkili kamu kurum ve kuruluşları, mahkemeler ve savcılıklar, kolluk birimleri,
• Vergi mevzuatı ve mali mevzuat kapsamında bildirim yapılması gereken kurum ve kuruluşlar,
• Bilgi işlem, yazılım, saklama, arşivleme, muhasebe, danışmanlık gibi alanlarda hizmet alınan ve KVKK’ya uygun şekilde sözleşmesel güvenlik tedbirleri sağlanan gerçek veya tüzel kişiler, bankalar ve ödeme kuruluşları.

Üniversite, kişisel verilerinizi kural olarak yurt içinde işlemektedir. Hâlihazırda kişisel verilerinizin yurt dışına aktarımı bulunmamaktadır. İleride yurt dışına aktarım yapılmasının gündeme gelmesi hâlinde, 6698 sayılı Kanun’un 9. maddesi ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları doğrultusunda gerekli aydınlatma ayrıca yapılacak ve gerekirse açık rızanız alınacaktır.

Kişisel verilerinizin üçüncü kişilere aktarımında, 6698 sayılı Kanun hükümleri yanında Üniversitemizin KVKK Düzenlemeleri, ADÜ-KVKK Komisyonu kararları ve ilgili diğer iç düzenlemeleri esas alınmaktadır.

4. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi ve İmhası

Kişisel verileriniz;

• İlgili mevzuatta öngörülen asgari saklama süreleri,
• Üniversite’nin ve Hayvan Hastanesi’nin faaliyetlerinin gerektirdiği süreler,
• İlgili olduğu işlem veya hukuki uyuşmazlığa ilişkin zamanaşımı süreleri

boyunca saklanmakta; bu sürelerin sona ermesini takiben kişisel verileriniz, Aydın Adnan Menderes Üniversitesi Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ve ADÜ-KVKK Komisyonu Yönergesi uyarınca silinmekte, yok edilmekte veya anonim hâle getirilmektedir.

5. İlgili Kişi Olarak Haklarınız

Kanun’un 11. maddesi uyarınca, veri sahibi olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

1. Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. Yurt içinde kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
6. Kanun’un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
7. (5) ve (6) bentleri kapsamında yapılan işlemlerin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

6. Başvuru Yöntemi

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” hükümlerine uygun olarak;

• Yazılı dilekçe ile “Aydın Adnan Menderes Üniversitesi Rektörlüğü (Aydın Adnan Menderes Üniversitesi Kişisel Verileri Koruma Komisyonu)”na hitaben,
• Kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza veya mobil imza kullanarak,
• Üniversite internet sayfasında yer alan KVKK Başvuru Formunda belirtilen usullerden biri aracılığıyla

iletebilirsiniz. Güncel başvuru adresleri ve iletişim kanalları Üniversite’nin resmî web sayfasında ayrıca ilan edilmektedir.

Başvurularınız, ADÜ-KVKK Komisyonu tarafından; gerektiğinde Üniversite içindeki ilgili birim ve alt komisyonlarla (örneğin Veteriner Fakültesi Araştırma ve Uygulama Hayvan Hastanesi) koordinasyon içinde değerlendirilerek sonuçlandırılır. Üniversite, başvurunuzu niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandıracak; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücreti talep edebilecektir.

7. Son Hükümler

Bu Aydınlatma Metni, Hayvan Hastanesi hizmetlerinden yararlanan hayvan sahipleri ve gerektiğinde onların temsilcisi konumundaki gerçek kişilerin, Hayvan Hastanesi faaliyetleri kapsamında işlenen kişisel verilerine ilişkindir. Üniversite, Kanun’da, ikincil düzenlemelerde, Kurul kararlarında ve ADÜ-KVKK Komisyonu Yönergesinde meydana gelebilecek değişikliklere bağlı olarak işbu metinde değişiklik yapma hakkını saklı tutar. Güncel metin, Üniversite’nin ve Hayvan Hastanesi’nin internet sayfasında yayımlandığı tarihten itibaren geçerli olur.

Üniversite, kişisel verilerin işlenmesinde;

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma,
• Doğru ve gerektiğinde güncel olma,
• Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,
• İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
• İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme

ilkelerine azami özen göstermekte; kişisel verilerinizin güvenliğinin sağlanması için gerekli idari ve teknik tedbirleri almaktadır.